En la era de la velocidad de la información, es difícil pensar en algo, en las empresas, que sea más importante que la conservación de datos. Retener talentos es esencial, servir a los consumidores es lo básico, pero cuidar los datos es la forma más efectiva de llevar a cabo estas y otras pautas comerciales durante muchos años.

Los datos son hoy el mayor activo tangible de cualquier organización. Y cuanto más depende de esta información, más urgente se vuelve su conservación. Por ejemplo: una empresa que genera datos de ventas todos los días necesita, como mínimo, estar al tanto de:

  • lo que se vendió;
  • por cuanto;
  • quién lo vendió (si se encarga la venta);
  • bajo qué forma de pago;
  • quien lo compró;
  • en cuántas cuotas divide el pago;
  • ¿Cuál es su tasa predeterminada?
  • si un cliente puede realizar pronto una nueva compra. 

Estos datos son ejemplos de información diaria que las empresas mantienen en sus servidores, que pueden convertirse en material para informes mensuales, semestrales y anuales.

Más que un inventario de información importante, la conservación de datos es una lectura de los caminos de la compañía, que, cuando se hace bien, indica dónde está la organización y hasta dónde puede llegar.

Además, están las leyes

Si no cree que «ser el principal activo de la empresa» sea razón suficiente para mantener sus datos, con organización y seguridad, escuche esto: en la mayoría de los países de Latinoamérica existen normas que obligan a innumerables empresas a mantener bases de datos durante al menos cinco años. .

Los bancos, compañías telefónicas, hospitales, compañías de tarjetas de crédito, y otras instituciones, públicas y privadas, deben mantener los datos disponibles para ser consultados con fines legales o contables, durante cinco años.

De lo contrario, una entidad que no presente los documentos solicitados puede sufrir sanciones que van desde la imposibilidad de vender los equipos que ya no tienen factura hasta responder a los procesos legales. Y sin datos, no hay argumento.

Como los documentos físicos se han digitalizado en las últimas décadas, y los nuevos sistemas de creación de datos se han vuelto absolutamente digitales, tener estos documentos a mano significa tratar constantemente con los datos.

En resumen, si no almacena la información de la compañía de manera organizada y segura en una base de datos, perder los documentos antiguos será el menor de sus problemas.

 

Almacenamiento consciente versus desperdício digital

Algunos creen que tener tantos datos guardados durante años es una invitación a la generación de residuos digitales.

E incluso puede ser, si la empresa no tiene cuidado de organizar la información. Después de todo, no tiene sentido tener los datos si nadie puede encontrarlos. El valor del almacenamiento está precisamente en su potencial para proporcionar información rápidamente cuando se necesita.

Nuestro primer consejo para lo que llamamos «almacenamiento de datos consciente» es descubrir que se debe mantener y qué se puede desechar.

Es, más o menos, esa historia del acumulador: la persona que tiene más de lo que necesita tener, y siente pena por tirar estas cosas, termina por no tener espacio para sí mismo en casa. Y no significa que esa persona tenga mucha utilidad.

¡No seas un acumulador de datos! Desarrolle las pautas necesarias para definir lo que debe mantenerse, ya que es útil o necesario para la empresa a largo plazo, y lo que no necesita ocupar espacio.

El segundo consejo es organizar los compartimentos de datos por categorías, incluidos, entre otros, los tipos de documentos, el año de emisión y el sector responsable de su integridad de la información.

Utilice sistemas que sean confiables, seguros y que faciliten el uso de las personas responsables de proporcionarles información, además de ser amigables con aquellos que necesitan analizar los datos para informar

 

Todos necesitan espacio

¿Alguna vez te has sentido sofocado, ya sea en un espacio cerrado o en una multitud? ¿Alguna vez ha sentido que alguien estaba invadiendo su «perímetro personal»? Es un sentimiento terrible, ¿verdad?

Imagine que si tuviera sentimientos, su almacén de datos diría que se siente mal; Hay mucha información, algunas incluso conflictivas, exprimidas en una lata de sardinas, sin oxígeno para realizar su función de proporcionar soluciones.

Esto es lo que sucede con miles de empresas públicas, así como con particulares. Quien nunca tuvo problemas con el programa de almacenamiento, pidiendo una actualización de espacio, para disparar el primer pen drive de 246GB. Todos, en algún momento, sufren de esta «sofocación del centro de datos».

Teniendo en cuenta que los datos merecen consideración para este problema, la forma más efectiva de darles algo de espacio es a través de la compresión de datos. La técnica, desarrollada a partir de una exploración organizacional dentro de lenguajes específicos, puede «exprimir» los datos en sí misma, sin pérdida de información, y garantizar altas tasas de respiración en los bancos de datos.

La solución Dora, desarrollada por Tatic, tiene la capacidad de comprimir datos hasta el 90% de su tamaño sin dañar la integridad o la accesibilidad de esta información.

Comprimir los datos también es un ejercicio de limpieza, como la limpieza que hacemos para que los datos inútiles, que necesitamos sacar del radar, salgan por la puerta principal y nunca vuelvan.

La compresión de datos es una solución que mantiene la organización de los documentos digitales y la conveniencia de consultas por parte de los responsables de ellos. Se puede implementar en cualquier empresa, de cualquier tamaño. Y, además, también es una solución excelente para las personas.

¿Desea obtener más información sobre cómo la compresión de datos puede preservar el activo principal de su organización? Llama a Tatic para conversar.