Na era da rapidez informacional, é difícil pensar em algo, nas empresas, que seja mais importante do que a conservação de dados. Reter talentos é imprescindível, atender ao consumidor é o básico. No entanto, cuidar dos dados é a forma mais eficaz de desempenhar, por muitos anos, essas e outras diretrizes empresariais.

Hoje, os dados são o maior ativo tangível de qualquer organização. E, quanto mais ela depende dessas informações, mais urgente se torna conservá-la, em um processo de armazenamento de dados adequado e eficiente. Por exemplo: uma empresa que gera dados de vendas todos os dias precisa, no mínimo, ter conhecimento de:

  • o que foi vendido;
  • por quanto;
  • quem vendeu (caso a venda seja comissionada);
  • sob qual forma de pagamento;
  • quem comprou;
  • de quantas vezes parcelou;
  • qual é sua taxa de adimplência;
  • se é um cliente que pode voltar a realizar uma compra em breve.

Esses dados são exemplos de informações diárias que as empresas guardam em seus servidores, e que podem acabar virando material para relatórios mensais, semestrais e anuais.

Mais que um estoque de informações importantes, a conservação dos dados é uma leitura dos caminhos da empresa, que, quando bem feita, indica onde a organização está e até onde pode ir.

Além do mais, está na lei

Se você não acha que “ser o principal ativo da empresa” é motivo o suficiente para conservar seus dados, com organização e segurança, escuta essa: no Brasil, inúmeros negócios são obrigados a manter uma base de dados por, pelo menos, cinco anos.

Isso mesmo. São obrigados. Bancos, empresas de telefonia, de cartão de crédito, hospitais e outras instituições, privadas ou públicas, precisam manter os dados disponíveis a consultas, para fins judiciais ou contábeis, por cinco anos. 

Caso contrário, a parte que não apresenta os documentos solicitados pode sofrer sanções que vão desde a impossibilidade de vendas de equipamentos que não tenham mais nota fiscal até responder a processos. E, sem dados, não há argumento.

Como nas últimas décadas os documentos físicos foram digitalizados, e os sistemas de criação de novos dados se tornaram absolutamente digitais, ter esses documentos em mãos significa lidar constantemente com dados. 

Em resumo, se você não armazenar as informações da empresa de maneira organizada e segura em um banco de dados, sentir saudade dos documentos antigos será o menor dos seus problemas.  

Armazenamento consciente x lixo digital

Há quem acredite que ter tantos dados guardados, por anos a fio, é um convite à geração de lixo digital. 

E pode até ser, mesmo, se a empresa não tomar cuidado para organizar as informações. Afinal, não adianta nada ter os dados se ninguém consegue encontrá-los. Em outras palavras: o valor do armazenamento está, justamente, em seu potencial de prover informações de forma rápida quando elas se fizerem necessárias.

Nossa primeira dica para o que chamamos de “armazenamento consciente de dados” é descobrir o que, de fato, precisa ser guardado, e o que pode ser jogado para escanteio. 

É, mais ou menos, aquela história do acumulador: a pessoa que tem mais do que precisa ter, e fica com dó de jogar essas coisas fora. Ela acaba não tendo espaço nem para si mesma dentro de casa. E, nem por isso, significa que tenha muita coisa útil. 

Não seja um acumulador de dados! Desenvolva as diretrizes necessárias para definir o que deve ser guardado. Identifique o que pode ser útil ou necessário à empresa no longo prazo, e o que não precisa ocupar espaço.

A segunda dica é organizar os compartimentos de dados por categorias, incluindo, mas não se resumindo a, tipos de documentos, ano de sua emissão e setor responsável por sua integridade informacional.

Para isso, utilize sistemas que sejam confiáveis, seguros e que facilitem a utilização das pessoas responsáveis por alimentá-los com informações. Eles também devem ser amigáveis àqueles que precisam analisar os dados para a confecção de relatórios.

Todo mundo precisa de espaço

Você já se sentiu sufocado, por exemplo, em um espaço fechado, ou em uma multidão? Já sentiu que alguém estava invadindo seu, digamos, “perímetro pessoal”? É uma sensação terrível, né? 

Então, imagine que, se tivesse sentimentos, seu armazenamento de dados diria que ele está se sentindo mal; são muitas informações, algumas até conflitantes, espremidas em uma lata de sardinhas, sem oxigênio para desempenhar sua função de prover soluções. 

Isso é o que acontece com milhares de empresas, e também de pessoas físicas. Quem nunca ouviu o programa de armazenagem gritar, pedindo upgrade de espaço, que atire o primeiro pen drive de 246GB. Todo mundo, em algum momento, sofre dessa “asfixia de datacenter”. 

Levando em consideração que os dados merecem consideração para esse problema, o jeito mais eficaz de dar a eles algum espaço é através da compressão de dados. A técnica é desenvolvida a partir de uma varredura organizacional dentro de linguagens específicas. Dessa forma, pode-se “espremer” os dados em si mesmos, sem perda de informação, e garantir altas taxas de respiro nos bancos.

A solução Dora, desenvolvida pela Tatic, tem a capacidade de compactar dados em até 90% de seus tamanhos sem nenhum prejuízo à integridade ou acessibilidade dessas informações.

Comprimir os dados também é um exercício de limpeza – como uma faxina que fazemos para que aqueles dados inúteis, que precisamos tirar do radar, saiam pela porta da frente e nunca mais retornem. 

A compressão de dados é uma solução que mantém a organização dos documentos digitais e praticidade de consulta pelos responsáveis por eles. Ela pode ser implementada em qualquer empresa, de qualquer tamanho. E, de quebra, também é uma excelente solução para pessoas físicas.

Quer saber mais sobre como a compressão pode fazer a diferença no armazenamento de dados e preservar o principal ativo da sua organização? Chama a Tatic para um bate-papo.